Van egy egyszerű teszt arra, hogy vállalkozást építettél-e – vagy csak munkahelyet teremtettél magadnak.
Menj el két hétre.
Nem az a kérdés, hogy közben felhív-e valaki.
Hanem az, hogy mi történik a működéssel akkor, amikor az a tudás, amely eddig a fejedben volt, hirtelen nincs jelen.
Ha egy folyamat csak azért működik, mert valaki emlékszik rá, akkor az még nem rendszer.
Az csak emberi memória.
„Bölcsesség által épül a ház”
„Bölcsesség által épül a ház, és értelemmel erősödik meg.”
Példabeszédek 24,3
Salamon szavai ma is meglepően pontosak.
Egy ház nem attól lesz erős, hogy van benne néhány különösen tehetséges ember.
Hanem attól, hogy jól van felépítve.
Ugyanez igaz egy vállalkozásra is.
Lehetnek kiváló munkatársaid, jó ügyfeleid, sok tapasztalatod és erős kapcsolataid.
De ha a működés legfontosabb részei emberek fejében élnek, akkor a vállalkozás valójában sérülékeny.
A legdrágább mondat: „Ezt csak ő tudja”
Szinte minden vállalkozásban van legalább egy ilyen terület.
„Az ajánlatokat csak ő tudja rendesen elkészíteni.”
„Az ügyféllel csak ő tud beszélni.”
„A számlázást csak ő érti.”
„A gépet csak ő tudja beállítani.”
„Azt a fájlt csak ő tudja, hol van.”
Elsőre ezek apró kényelmetlenségeknek tűnnek.
Valójában azonban üzleti kockázatok.
Mert minden olyan pont, amely egyetlen emberhez kötődik, egyben egy olyan pont is, ahol a működés megszakadhat.
Amit csak egy ember tud, az még nem a vállalkozás tudása.
Az az ember tudása.
Mikor lesz a tudásból rendszer?
Akkor, amikor a működés már nem emlékezeten, megszokáson és személyes rutinokon múlik.
Hanem van valamilyen közös rendje.
Nem feltétlenül százoldalas szabályzatokra kell gondolni.
Sokszor elég néhány egyszerű dolog:
egy jól leírt folyamat,
egy ellenőrzőlista,
egy közös mappastruktúra,
egy egyértelmű felelősségi kör,
egy helyettesítési rend,
vagy egy világos szabály arra, hogy mi történik egy adott helyzetben.
A rendszer célja nem az, hogy minden ember ugyanúgy gondolkodjon.
Hanem az, hogy ugyanazt a működési logikát ne kelljen minden alkalommal újra feltalálni.
A rendszer egyik legjobb próbája: a helyettesíthetőség
Tegyél fel egy egyszerű kérdést.
Mi történik, ha holnap két hétre kiesik az az ember, aki ezt a feladatot ma végzi?
Tudja valaki, hogy mi a következő lépés?
Megtalálja a szükséges információkat?
Ismeri a határidőket?
Tudja, kit kell értesíteni?
Van nyoma annak, hogy mi történt eddig?
Ha ezekre a kérdésekre nincs válasz, akkor nem feltétlenül emberhiány van.
Lehet, hogy rendszerhiány van.
A növekedés egyik rejtett feltétele
Egy kis vállalkozás sokáig képes személyes emlékezetből működni.
Néhány ügyfél, néhány munkatárs, néhány visszatérő feladat még fejben tartható.
De ahogy nő a szervezet, nő az információ mennyisége is.
Egyre több ügyfél.
Egyre több határidő.
Egyre több ember.
Egyre több kivétel.
Egyre több egymásra épülő feladat.
Egy ponton túl az emberi memória már nem versenyezhet ezzel.
A növekedéshez nem elég több ember.
Jobb rendszer is kell.
Különben a több ember nem könnyebbséget hoz, hanem több kérdést, több félreértést és több hibalehetőséget.
A rendszer nem az emberek ellen dolgozik
Sok vezető azért ódzkodik a rendszerektől, mert attól tart, hogy túl merevvé teszik a működést.
Pedig a jó rendszer éppen az ellenkezőjét teszi.
Leveszi az emberekről azokat a terheket, amelyeket nem érdemes minden nap újra végiggondolni.
Nem kell keresni, hol van egy információ.
Nem kell emlékezni minden apró részletre.
Nem kell minden alkalommal nulláról kitalálni ugyanazt a folyamatot.
A rendszer nem helyettesíti az embert.
Hanem felszabadítja arra, amiben valóban szükség van az emberi tudásra, tapasztalatra és gondolkodásra.
Napi kérdés / feladat
Válassz ki ma egyetlen visszatérő feladatot a vállalkozásodban.
Tedd fel a kérdést: ha holnap valaki másnak kellene elvégeznie, miből tudná pontosan, hogyan kell?
Ha a válasz az, hogy „meg kellene kérdeznie valakit”, akkor ott valószínűleg még nincs valódi rendszer.
Írd le a folyamat első öt lépését.
Már ezzel elkezdted a személyes tudást vállalati tudássá alakítani.
Egy vállalkozás addig sérülékeny, amíg a működése emberek emlékezetében él.
Akkor kezd erőssé válni, amikor a tudás rendszerré válik.
Mert a jó rendszer nem azt jelenti, hogy nincs szükség jó emberekre. Azt jelenti, hogy a jó emberek munkája nem vész el velük együtt.